郵便局に行かずに済む!PCで見積書・請求書を作成して郵送代行してくれるクラウドペーパー

2017-01-24
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フリーランス・一人会社の皆さん、見積もり書・請求書の発行・郵送はどうされてますか?

起業するにあたり、事務書類などの原稿はエクセルやワードのテンプレートをネット上などから見つけて利用されているのではないでしょうか?

近年は、見積書・請求書・領収書の発行・管理をネット上でできるWebサービスが、Misoca(みそか)freee(フリー)を筆頭に世に出回っておりまして、そんな中、業界最安値で見積書・請求書の郵送代行をしてくれるWebサービスが新たに登場しました!

その名も「クラウドペーパー」!!!

当記事では、この新しい「見積書・請求書作成・郵送代行Webサービス「クラウドペーパー」」をご紹介致します。

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見積もり書・請求書の郵送作業ってめちゃくめちゃ面倒臭い

お仕事だからこんな事言ったら怒られそうですが、「ネットが不得意な人や会社の方針などで、見積もり書・請求書の原本を郵送しなくてはならない」、こんな事、できる事なら時間短縮の為に省略したい事務作業。

私は、クライアントへの事前承認※を得て、スキャンした印鑑データを請求書のデータに貼り付け、PDFにてメールでクライアントに送っておりますが、書類の証拠能力はまだまだデータよりも現物の方が強いってイメージもあり、原本の郵送を要求されるクライアントもたまにいます。初めて取引するクライアントや大きな企業は特に。

※信頼されていたり、クライアントの理解をいただければ見積書と請求書はPDFにしてメール添付でも可能。

しかししかしこれはどう考えても効率が悪いというかなんというか…時間が勿体ない訳で…。

見積もり書・請求書を作る時間、封筒詰めする時間、郵便局やポストへ行く時間、送料など、少しではあるのですがコストがかかる。このコストに対しても報酬が欲しいくらいなのですが、この度ようやく見積もり書・請求書の代行郵送ができる素敵なWebサービスを発見しました。

事務手続きの手間やコストを短縮しれくれるWebサービス「見積書・請求書作成・郵送代行 クラウドペーパー(CloudPaper)」です。
クラウドで見積書・請求書を管理|CloudPaper
運営元は福岡の会社のようで不思議と親近感を持ちますw

見積もり書・請求書の作成・管理がWeb上でできて、1通170円~190円で郵送までしてくれます。これはとっても便利!
190円なんて、書類の封筒詰めや郵便局やポストへに行かずに済むんだったら安すぎますw
※30社まで180円のライト版、100社まで170円のスタンダード版、200社まで170円のプレミアム版、無料版含め4つのプランがあります。

って事で、フリーランス・一人会社の社長さんにおすすめの見積書・請求書が作成・郵送できるクラウドペーパーの使い方をさくっと紹介したいと思います。

初期設定さえしてしまえば、後はらくらく事務処理w

見積書・請求書作成・郵送 Cloud Paperでできる事

○ 社ロゴや印影付きの見積書・請求書の作成・管理が簡単。
○ 作成した見積書・請求書はPDFで保存。メールに添付可能。
○ 作成した見積書・請求書の状況を把握できます。
○ 業界最安値の1通170円~190円で郵送処理を代行。翌日発送。
○ 見積請求書に連動して、発注書・納品書・領収書も発行可能。
○ freeeと連携。CLOUD PAPERで作成した請求書のデータを自動的にfreeeに取り込めます。
○ CSVファイルのインポート機能(Excelデータなどを取り込めます)
○ 見積書・請求書データ・クライアント情報のエクスポート
○ 繰り返し請求、売上レポート、窓付き封筒対応、他。

クラウドペーパーの会員登録!

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1、まずはクラウドペーパーの公式サイトへアクセスします。
クラウドで見積書・請求書を管理|Cloud Paper

2、画面上部の「無料登録」もしくは画面中央の「今すぐ無料ではじめる」ボタンをクリック!

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3、”無料登録フォーム”画面に遷移するので、”会社・屋号名”と”メールアドレス”を入力し、利用規約に同意なら「同意して無料登録」ボタンをクリックしましょう。
登録するメールアドレスは、普段お仕事で利用しているメアドが良いでしょう。郵送手続きをした時など、受付報告メールが送られてきます。

4、「同意して無料登録」ボタンをクリックしたら登録したメールアドレスに「本人確認のためのメール」が届きます。
———–
CloudPaperへのお申し込みありがとうございます。
アカウント登録にあたり、下記ボタンをクリックして、本人確認のためのメール認証を行なってください。
———–
メール内の「メール認証」のボタンをクリックしましょう。

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5、メール認証が済んだら、「CloudPaperへのアカウント登録が完了いたしました。」というメールが、「パスワード」と共に送られてきますので、再びメールを確認しましょう。

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以上がクラウドペーパーへの登録手続きの流れです。
ログインはクラウドペーパー公式ページ上部の「ログイン」ボタンから可能です。

クラウドペーパーのダッシュボード

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上の画面はログインした時に最初に表示される「ダッシュボード」画面です。
下記内容を確認できます。

・ 設定ボタン各種
・ 進行中のプロジェクト
・ 入金予定
・ 郵送状況
・ 運営からのお知らせ

クラウドペーパーの初期設定

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初期設定としては、上の画像の赤枠の項目を編集します。

自社情報を設定
会社・屋号の情報、請求振込先口座情報、パスワードの変更などができます。

ロゴ・印鑑を設定
自社ロゴと印鑑を登録して表示することができます。

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窓付き封筒・税金の設定
窓付き封筒の選択、消費税・源泉徴収税適用の選択、メールマガジン・お知らせメールの受信設定が可能。

クラウドペーパーで請求書を作成してみよう!

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でわ、実際に請求書を作成してみましょう。

事前にクライアントを登録をしよう

その前に、書類を作成するには、「クライアントを登録」をしなくてはなりません。
ダッシュボードの「クライアントを登録」ボタンをクリックし、クライアント情報を登録していきましょう。
※説明も要らないくらい、とっても見やすくわかりやすUIです。

請求書を作成しよう

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クライアントの登録が済んだら、ダッシュボードの「請求書を作成」ボタンをクリックします(上の画像のような画面が表示されます)

請求内容の項目など、商品名・サービス名などは1つずつ設定できます。単価・数量を入力でき、自動で合計額を表示してくれます。
項目は「行を追加する」ボタンで増やしていけますす、並び替えもできます。20行までとの事。

値下げ項目は、単価の前に「-(マイナス)」を入れれば計算してくれます。

お振込先など忘れずに登録しましょう!

作成した請求書の管理画面でできること!

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作成した請求書の確認は、ダッシュボード画面左の「請求書」ボタンをクリックしたら確認できます。

「請求書の詳細」では下記の事ができます。

○ メール送信
クライアントを指定してメール送信ができます。

○ コピー
請求書をコピーできます。データ引き継ぎで新しい請求書を作成できます。

○ PDF
請求書のPDFデータをダウンロード・保存できます。

○ プレビュー
請求書の書式を確認できます。

○ 郵送
郵送依頼や状況確認ができます。

○ 領収書
領収書を確認できます。

○ 納品書
納品書を確認できます。

○ ログ
作業ログを確認できます。いつ郵送手続きをしたか、いつ発送準備に移ったか、いつ投函されたかなども確認できます。

書類の削除
画面右下に「削除」ボタンがあるので、不要な書類は削除できます。

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↑請求書のプレビュー画面。勿論、PDFとしてダウンロード・保存可能。

作成した請求書を郵送してみよう!

クラウドペーパーを使う最大のメリット!?
1通170円~190円(切手・封筒代含む)で、作成した書類の郵送代行!

早速作成した請求書をクライアントに送りつけたいと思いますw

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「郵送」するには、”請求書の詳細”画面の「郵送」ボタンをクリックします!

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「郵送」ボタンをクリックすると上の画面へ遷移します。

郵送機能の主な注意事項(公式サイトから引用)。

● お支払いはクレジットカードのみとなります。Visa、MasterCard、American Express、Diner’s Club、JCBがご利用いただけます。
● お支払い後の郵送キャンセルはできません。また返金も行っておりませんのでご注意ください。
● 最短で翌営業日(土日祝のぞく平日)の発送となり、およそ1〜2日で配達が行われます。
● 機械操作のため、宛名、住所等の確認は行っておりません。
● 見積請求書につき、1ページ以上(20行以上)は郵送できません。
● 郵送処理の際中は該当する見積請求書・クライアントの編集は行えません。

郵送代行費はクレジットカード決済のみですので、クレジットカード情報を登録して、「カード決済後、郵送する」ボタンで、手続き完了です!

請求書を送る前、送った後、クライアントには「請求書を郵送」した旨のフォローメールは送っておきましょう。

郵送の状況は、ダッシュボードや請求書の詳細画面などで確認できます。
「郵送受付」「発送準備中」「投函」など、テキストアイコンが表示されます。

クラウドペーパーは事務手続の時間をフォローしてくれる!

一通りのクラウドペーパーでの作業の流れでしたが、いかがでしたでしょうか?

UIもとってもわかりやすいし、サイトの動作も早いしで、とっても好感を持ちました。
改善する点などもあるとは思いますが、今から使いだしても全然問題の無い便利Webサービスです。

書類作成・郵送作業の時間を大幅短縮!面倒臭さからの解放w

皆さん、どんどん活用していきましょう!

クラウドペーパー(CloudPaper)、フリーランス・一人会社の社長さん方へおすすめのWebサービスです!
クラウドで見積書・請求書を管理|Cloud Paper

クラウドペーパーの料金プラン

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2014年10月に”郵送代行サービス”が始まり好調のクラウドペーパーですが、2015年1月1日から有料プランが本格スタートします!
※クライアント数が6社以上の場合は、ライト・スタンダード・プレミアムのプランを選択できます。
※クライアント数が5社以内は引き続き無料で利用できます。

当記事がお役に立ちましたらシェアして頂ければ嬉しいです。

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webmobile 著者紹介

フリーランスwebデザイナーとして活動をはじめて13年。全国の私を必要としてくれる方々からWordPressでのweb制作のご依頼を頂いて活動しています。

webをはじめスマホやガジェットが大好き♪

妻、子、プードル2匹と山暮らし。
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